仕事が忙しい時の乗り越え方

こんにちは＾＾
いつもブログを読んで頂きありがとう御座います！

キャリアアドバイザー
水落貴世です♡

3月になり、年度末を迎えている方も多いのでは無いでしょうか。
年度末と言うと、どうしても仕事が忙しい時期…

そんな今だからこそ、仕事が忙しい時の乗り越え方を実体験を含めて綴ろうと思います。

ただ、仕事が忙しいと思っても、自分のキャパ（最大値を100％とする）からどの程度オーバーしているのかによって、対応策は変わってきます。
その点も含めて、私が実践したことはこちらの3つ。
１、仕事の優先順位をつける（自分のキャパが90％の場合）
２、応援を頼み、手伝ってもらう（自分のキャパが100％の場合）
３、仕事の振り分けを調整してもらう（自分のキャパが120％の場合）

それでは、詳しく解説していきますね！

仕事の優先順位をつける（自分のキャパが90％の場合）

仕事が忙しいと、目の前の仕事に精一杯になって、先のことが見えなくなってしまいませんか？

そんな時こそ、どの仕事を先にやるべきか、優先順位をつけるようにしましょう。

優先順位とは、緊急性の高い・低い、重要度の高い・低いの4つのカテゴリーに分けて仕事を整理します。
緊急性は、期限や納期が近いかどうか、重要度は、自分以外の関わる人の多さで分けて考えてみましょう。

この優先順位をつけることで、自分が今抱えている仕事の全体像を把握することができます。
その為、仕事のやり残しや漏れ、期限に間に合わない！といったトラブルを防ぐことにも繋がります。

頭の中を整理する時に、紙に書き出して振り分けることをオススメ！
紙に書き出すことで、全体像が見え、優先順位を意識して仕事を進めることができますよ！

応援を頼み、手伝ってもらう（自分のキャパが100％の場合）

一人でどうにもできなくなってしまったら、同僚や周りの人に応援を頼み、手伝ってもらいましょう。
素直にヘルプを要請すれば、必ず協力をしてくれるはず。

そこで、注意をしてもらいたいのが、「私にしかできない仕事」「他の人でもできる仕事」に分けること。
「私にしかできない仕事」を同僚や周りの人に依頼をしても、手伝うことができません。
そうではなく、「他の人でもできる仕事」を依頼するようにしましょう。
例えば、コピーをとってもらう、だとかホチキス留めをしてもらうとか…

そうすることで「私にしかできない仕事」に集中して取り組むことができますよね！

私は、同僚や周りの人に応援を頼み、手伝ってくれたお礼をいつもしています。
お礼の言葉を付箋に書いて、お菓子につけて渡していました。
そうすると、手伝ってくれた方も喜んでくれて、また私がピンチの時は率先して手伝ってくれるようになりました♡

仕事の振り分けを調整してもらう（自分のキャパが120％の場合）

同僚や周りの人に手伝ってもらうこともできない状況になったら、直接上司に仕事の振り分けの調整をしてもらうよう直談判しましょう。

以前勤めていた会社では、私が同時に動かしているプロジェクトは10件以上ありました。
その間にもどんどんと新しい案件を任せられていましたが、気付けば20件のプロジェクトを動かしていました。
一つひとつの案件のボリュームが小さければ良かったのですが、当時私がやっていた仕事は、企業の採用サイト制作、管理システムの構築というとってもヘビーなもの。その為、一つのプロジェクトであってもかなりの時間を要します。

20件ものプロジェクトを動かしていると、自分のキャパを大きく超えてミスをしたり、抜け漏れも出てしまう…
そんなトラブルを避ける為に、上司に直談判して振られる案件の制限をかけてもらいました。

こんなこと相談していいの？と思われがちですが、トラブル回避の為にはしてもいいと私は思います。
自分を守る為にも、悩むくらいなら相談をしてみましょう！

それでも仕事が忙しい状況から何とかしたい！自分の気持ちを整理することができない！と言う方には、

自分の気持ちに向き合えるノート講座を開催しています。
もし興味を持った！、話を聞いてみたいな、という方がいればこちらから覗いてみてくださいね！